Borç ve alacak kayıtlarının düzenli olması, yalnızca tutarların doğru toplanması anlamına gelmez. Her hareketin kime ait olduğu, hangi işlemden doğduğu, vadesi, ödeme biçimi ve varsa belge numarası birlikte görülebilmelidir.
Kayıt disiplini zayıf olduğunda toplam bakiye doğru görünse bile hangi faturanın kapandığı, hangi ödemenin beklediği veya hangi kaydın düzeltildiği anlaşılamaz. Bu durum tahsilat ve mutabakat süreçlerini zorlaştırır.
Sağlıklı bir yapı için temel unsurlar
- Tek tip açıklama ve belge numarası standardı
- İşlem tarihi ile vade tarihinin ayrı tutulması
- Kısmi tahsilatların ayrı hareketler olarak kaydı
- İade, iskonto ve düzeltmelerin gerçek işlem türüyle gösterilmesi
- Kullanıcı bazlı işlem geçmişi
Uygulama adımları
- Kayıt türlerini satış, alış, tahsilat, ödeme, iade ve düzeltme olarak sınıflandırın.
- Zorunlu alanları belirleyerek eksik kayıt girişini önleyin.
- Günlük kapanışta yeni hareketleri kontrol edin.
- Haftalık olarak vadesi geçmiş alacak ve borç listesi alın.
- Aylık olarak cari ekstre ve genel bakiye kontrolü yapın.
Sık yapılan hatalar
- Tüm hareketleri tek açıklamayla kaydetmek
- Kısmi ödemeyi eski hareketi değiştirerek göstermek
- İade veya düzeltmeyi silme işlemiyle çözmek
- Vade tarihi kullanmamak
- Kullanıcı yetkilerini sınırsız bırakmak
Fiberport yaklaşımı
Merkezi bir cari takip sistemi, aynı kayıt üzerinde web ve mobil erişimi birleştirerek farklı dosya kopyalarının oluşmasını önler.
Fiberport Cari Takip inceleyin veya işletmenizin ihtiyacını değerlendirmek için Fiberport ile iletişime geçin.
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Teknik, mali veya mevzuata bağlı işlemlerde kurumunuzun güncel süreçleri ve yetkili kaynaklar ayrıca kontrol edilmelidir.